wróć... Jakie dokumenty i zgłoszenia są wymagane po śmierci bliskiej osoby?

Kiedy tracimy kogoś bliskiego silne emocje splatają się z koniecznością załatwienia wielu spraw urzędowych. Czas żałoby nie zwalnia z obowiązków, które trzeba podjąć niemal natychmiast. Ten poradnik pomoże Ci spokojnie przejść przez najważniejsze formalności po śmierci bliskiej osoby – krok po kroku.

Zacznij od aktu zgonu i karty zgonu

Pierwszym dokumentem wystawianym po stwierdzeniu ustania czynności życiowych jest karta zgonu wystawiona przez lekarza. To właśnie ona umożliwia przewiezienie ciała z miejsca zgonu do chłodni lub prosektorium przez firmę pogrzebową. Następnie, z kartą zgonu oraz dowodem osobistym osoby zmarłej należy udać się do Urzędu Stanu Cywilnego właściwego dla miejsca zgonu. Tam wydawany jest akt zgonu, który stanowi podstawę do wszelkich dalszych działań: organizacji pogrzebu, wystąpienia o zasiłek pogrzebowy, rozwiązania umów zawartych przez osobę zmarłą oraz wszczęcia postępowania spadkowego.

Jeden egzemplarz skróconego aktu zgonu wydawany jest bezpłatnie. Dodatkowe odpisy są odpłatne.
Jeśli nie czujesz się na siłach, aby uzyskać akt zgonu samodzielnie możesz poprosić doradcę firmy pogrzebowej by zrobił to w Twoim imieniu. W tym celu niezbędne będzie wystawienie stosownego upoważnienia.

Jak przewieźć zmarłego?

Transport osoby zmarłej zawsze realizowany jest przez firmę pogrzebową na podstawie karty zgonu specjalnie do tego przeznaczonym pojazdem. Przewożenie zmarłego w jakikolwiek inny sposób jest niezgodne z prawem. Jeżeli zachodzi konieczność transportu ciała na odległość większą niż 60 kilometrów konieczne będzie uzyskanie specjalnego zezwolenia od służb sanitarnych. Jeśli ciało ma zostać sprowadzone z zagranicy, konieczne jest dopełnienie formalności zarówno w kraju zgonu, jak i w Polsce. Doświadczony zakład pogrzebowy lub wyspecjalizowana firma, jak na przykład BONGO Międzynarodowe Usługi Pogrzebowe może w takich przypadkach przejąć wszystkie formalności, by odciążyć rodzinę.

Jakie urzędowe sprawy należy załatwić przed pogrzebem?

Po odebraniu aktu zgonu i ustaleniu miejsca pochówku, należy przystąpić do organizacji uroczystości pogrzebowej. W pierwszej kolejności warto zdecydować o formie ceremonii – może to być pogrzeb religijny lub świecki, tradycyjny lub z kremacją. W przypadku kremacji, jeśli zmarły nie wyraził przed śmiercią woli na ten temat w postaci zapisu w testamencie lub pisemnego oświadczenia woli, najbliższa rodzina musi podpisać oświadczenie o wyrażeniu zgody na spopielenie ciała. Następnie trzeba zarezerwować konkretny termin pogrzebu oraz zawrzeć umowę z zarządcą cmentarza, co wiąże się również z uiszczeniem odpowiednich opłat administracyjnych.

Kolejnym ważnym etapem jest wybór trumny lub urny, a także zadbanie o oprawę muzyczną i florystyczną uroczystości. W przypadku pogrzebu religijnego należy skontaktować się z parafią, natomiast w przypadku ceremonii świeckiej – z mistrzem ceremonii, który poprowadzi pożegnanie. Już na tym etapie można również wystąpić do ZUS lub KRUS o zasiłek pogrzebowy, który pokryje część kosztów związanych z pochówkiem.

We wszystkich tych sprawach można liczyć na wsparcie doradców firmy pogrzebowej.

Po zakończeniu ceremonii warto zająć się dalszymi kwestiami formalnymi, takimi jak sfinalizowanie ewentualnych ubezpieczeń na życie, wypowiedzenie umów zawartych przez zmarłego oraz rozpoczęcie procedur związanych z dziedziczeniem majątku.

Jakie świadczenia przysługują mi?

Osoba, która pokryła koszty pochówku, może ubiegać się o zasiłek pogrzebowy. Obecnie jego wysokość to 4 000 zł. Od 1 stycznia 2026 roku kwota ta wzrośnie do 7 000 zł i będzie corocznie waloryzowana. Wniosek należy złożyć w ZUS lub KRUS w ciągu 12 miesięcy od daty zgonu.

Oprócz zasiłku możliwe jest także uzyskanie:
 – odprawy pośmiertnej (jeśli zmarły był zatrudniony),
 – renty rodzinnej (np. dla małżonka, dzieci),
 – urlopu okolicznościowego: 2 dni dla najbliższych krewnych, 1 dzień dla dalszych członków rodziny.

Od 1 stycznia 2026 roku możliwe będzie uzyskanie zasiłku celowego na pokrycie kosztów pogrzebu. Zasiłek ten będzie przyznawany niezależnie od dochodu i będzie mógł być przyznany osobie, która pokryła koszty pogrzebu w dwóch sytuacjach: jeśli po zmarłym nie przysługuje zasiłek pogrzebowy, a także jeśli osoba, która pokryła koszty pogrzebu jest uprawniona do zasiłku pogrzebowego i poniosła w związku z pogrzebem nadzwyczajne, trudne do przewidzenia, niemożliwe do pokrycia z kwoty zasiłku pogrzebowego, koszty (m.in. transport ciała lub prochów osoby zmarłej z zagranicy).

Załatwianie zobowiązań i umów zmarłego

Po śmierci bliskiej osoby jednym z ważniejszych kroków jest uporządkowanie jego spraw finansowych i administracyjnych. Należy rozpocząć od zamknięcia kont bankowych, wypowiedzenia umów na media, internet, telefon, a także rozwiązania wszelkich umów najmu, leasingu czy subskrypcji, z których korzystał zmarły. W tym celu konieczne jest przedstawienie odpisu aktu zgonu – na przykład operatorowi sieci komórkowej czy dostawcy usług internetowych.

Śmierć powinna zostać zgłoszona również w bankach oraz u ubezpieczycieli, u których zmarły miał polisy lub lokaty. Po otrzymaniu takiego zgłoszenia instytucje finansowe blokują dostęp do rachunków oraz unieważniają przypisane do nich karty płatnicze. W tym miejscu warto podkreślić, że nawet jeśli bliscy posiadają dane do logowania do konta internetowego lub znają PIN do karty, nie mogą korzystać z tych środków – takie działanie jest niezgodne z prawem.

Dostęp do środków zgromadzonych na rachunku bankowym osoby zmarłej możliwy jest dopiero po przedstawieniu odpowiednich dokumentów, takich jak akt poświadczenia dziedziczenia, orzeczenie sądu o nabyciu spadku czy dyspozycja na wypadek śmierci złożona wcześniej w banku.

Wszelkie zobowiązania finansowe zmarłego – w tym kredyty czy zadłużenia – wchodzą w skład masy spadkowej i będą przedmiotem postępowania spadkowego. Oznacza to, że nie wygasają automatycznie, lecz przechodzą na spadkobierców, którzy podejmą decyzję o ich przyjęciu lub odrzuceniu zgodnie z procedurą dziedziczenia.

Formalności spadkowe po bliskim

Spadek po zmarłym obejmuje całość jego majątku – zarówno aktywa, jak i zobowiązania. W skład masy spadkowej mogą wchodzić nieruchomości, samochody, oszczędności, dzieła sztuki, biżuteria, ale również niespłacone kredyty, pożyczki i inne zobowiązania finansowe. 

Po śmierci bliskiej osoby to spadkobiercy decydują, w jaki sposób odniosą się do tego majątku. Mogą przyjąć spadek wprost, czyli bez ograniczeń, co oznacza pełną odpowiedzialność również za długi; mogą przyjąć go z tzw. dobrodziejstwem inwentarza, czyli z ograniczoną odpowiedzialnością do wysokości majątku spadkowego; albo całkowicie odrzucić spadek, jeśli wiązałby się on z nadmiernym ryzykiem finansowym.

Choć każda z tych decyzji może wydawać się oczywista, w rzeczywistości postępowania spadkowe należą do najbardziej skomplikowanych formalności po śmierci bliskiej osoby. Problemy mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy brakuje testamentu, jego treść jest kwestionowana, albo gdy pomiędzy spadkobiercami dochodzi do konfliktu. Jeśli sytuacja jest jasna – np. spadkobiercą jest jedna osoba, albo wszyscy uprawnieni są zgodni – najprostszym rozwiązaniem jest wizyta u notariusza. W takim przypadku sporządzany jest akt poświadczenia dziedziczenia, który ma taką samą moc prawną jak orzeczenie sądowe. To rozwiązanie jest szybkie i pozwala uniknąć długotrwałych procedur.

W sytuacjach bardziej złożonych konieczne jest postępowanie sądowe. Sąd musi wtedy ustalić skład masy spadkowej, wskazać osoby uprawnione do dziedziczenia oraz rozdzielić majątek między nich. Tego typu sprawy bywają czasochłonne i mogą trwać miesiące, a niekiedy nawet lata.

Niezależnie od trybu, w jakim nastąpiło nabycie spadku, spadkobiercy mają obowiązek zgłoszenia tego faktu do właściwego Urzędu Skarbowego w ciągu sześciu miesięcy od momentu jego potwierdzenia. Obowiązek ten dotyczy również najbliższej rodziny, nawet jeśli jest ona ustawowo zwolniona z podatku od spadku – urząd musi otrzymać informację o przejęciu majątku. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować konsekwencjami podatkowymi, dlatego warto zadbać o terminowe złożenie odpowiednich dokumentów.

Jakie prawa mają osoby niespokrewnione, ale bliskie emocjonalnie?

Śmierć bliskiej osoby to nie tylko strata w sensie emocjonalnym – to także moment, w którym relacje międzyludzkie stają naprzeciw formalnym przepisom prawa. W polskim systemie prawnym podstawą wielu decyzji administracyjnych, spadkowych i urzędowych jest pokrewieństwo. Jednak osoby niespokrewnione z osobą zmarłą – jak partnerzy życiowi, przyjaciele, sąsiedzi czy opiekunowie – również mogą odgrywać istotną rolę w procesie pożegnania i rozliczeń po śmierci.

Przede wszystkim osoby te mają prawo do uczestnictwa w organizacji pogrzebu. Jeżeli to one poniosły koszty pochówku (częściowe lub całkowite), mogą wystąpić o zwrot tych wydatków w postaci zasiłku pogrzebowego z ZUS lub KRUS. Co ważne, prawo nie wymaga pokrewieństwa – kluczowe jest wykazanie, że to właśnie dana osoba opłaciła usługi pogrzebowe. W praktyce oznacza to konieczność przedstawienia faktur lub rachunków imiennych.

W kwestii dziedziczenia sytuacja jest bardziej złożona. Osoby niespokrewnione nie dziedziczą ustawowo, co oznacza, że nie mają automatycznego prawa do majątku zmarłego – chyba że zostały wskazane w testamencie. Wówczas dziedziczą na takich samych zasadach jak członkowie rodziny. W przypadku braku testamentu i braku żyjących spadkobierców ustawowych, sąd może przyznać prawo do spadku osobie, która pozostawała w bliskiej relacji ze zmarłym i sprawowała nad nim opiekę – ale takie przypadki należą do rzadkości i wymagają przeprowadzenia postępowania sądowego z odpowiednimi dowodami.

Warto również wiedzieć, że osoby niespokrewnione, choć mogą nie mieć formalnego wpływu na decyzje związane z majątkiem, często są tymi, które znają wolę zmarłego i chcą ją uszanować. Dlatego dobrze jest wcześniej zadbać o sporządzenie testamentu, upoważnień lub rozmowę z rodziną, by uniknąć konfliktów w tak delikatnym czasie.

Formalności po śmierci bliskiej osoby są trudne, zwłaszcza gdy emocje utrudniają działanie. Pamiętaj, że nie musisz przechodzić przez ten czas samodzielnie. Wsparcie rodziny, przyjaciół i profesjonalnych firm pogrzebowych może pomóc Ci przetrwać ten trudny okres oraz godnie pożegnać osobę, którą kochałeś i która była Ci bliska.